Herby stanowią swego rodzaju logo danego samorządu. Widnieją zatem na urzędowej korespondencji, na tablicach informacyjnych z nazwami instytucji czy ulic. Umieszczane są również na różnego rodzaju materiałach promocyjnych. Flagi wywieszane są z kolei na budynkach magistratów.
Jeżeli chodzi o inne insygnia, jak na przykład łańcuchy czy pieczęcie, to ich używanie zarezerwowane jest już tylko dla najważniejszych w samorządzie osób – prezydenta, burmistrza lub wójta oraz przewodniczącego rady miasta lub gminy. Łańcuchy zakładają zazwyczaj przy okazji ważnych uroczystości lokalnych czy podpisując umowy partnerskie z innymi samorządami.
Mieszkańcy, a także firmy prywatne, chcąc posłużyć się wizerunkiem herbu bądź flagi, muszą wystąpić do władz miasta o wydanie stosownego pozwolenia, a we wniosku zadeklarować zapewnienie należytego insygniom szacunku. W Raciborzu taką zgodę wydaje sam prezydent miasta. Nieco łagodniejsze obowiązują w Rybniku i w Żorach.
Rybniczanie mogą używać ich do woli, bo, jak tłumaczy Krzysztof Jaroch, rzecznik magistratu, władze miasta wychodzą z założenia, że insygnia służą integracji i promocji lokalnej wspólnoty. Jedynym ograniczeniem jest ustawa Prawo własności przemysłowej. – Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, jeśli chce zarejestrować w Urzędzie Patentowym wzór znaku swojej firmy, w którym umieszczony byłby herb miasta, musi posiadać zgodę rady miasta – wyjaśnia rzecznik.
Z kolei w Żorach mieszkańcy bez żadnej zgody mogą wywieszać flagę miasta, mogą też używać wizerunku insygniów w formie emblematów, znaczków, naklejek, miniatur itp. Użycie insygniów na taborze publicznej komunikacji, w nazwach i logo klubów sportowych czy w wydawnictwach wymaga już zgody prezydenta miasta. Zgodę na użycie wizerunku insygniów w innych celach wyraża tu natomiast rada miasta.
Komentarze